En 2026 ya no existe ninguna versión anterior aceptada: toda factura electrónica en México debe emitirse en CFDI 4.0. Si necesitas facturar por primera vez o simplemente quieres hacerlo bien sin que el SAT te rechace el comprobante, aquí te explicamos qué datos necesitas, el paso a paso para emitirla gratis desde el portal del SAT y los errores más comunes que causan rechazos.
¿Qué es el CFDI 4.0?
El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el formato de factura electrónica que exige el SAT para documentar operaciones de compraventa de bienes o prestación de servicios en México. La versión 4.0 añadió campos obligatorios adicionales frente a versiones anteriores, principalmente para validar con mayor precisión los datos del receptor y evitar que se usen facturas con información incorrecta para deducir gastos. El comprobante se firma digitalmente con tu e.firma o sello digital, se timbra a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y queda registrado ante el SAT, lo que le da validez legal y fiscal.
Si aún no tienes claro cómo obtener tus credenciales de acceso, puedes revisar la guía de SAT ID para trámites sin acudir a oficinas, o confirmar tus datos fiscales antes de facturar.
Datos necesarios
Antes de capturar la factura, ten a la mano lo siguiente:
Datos del emisor (tú o tu negocio):
- RFC a 13 caracteres (persona física) o 12 caracteres (persona moral).
- Régimen fiscal en el que estás dado de alta.
- Código postal de tu domicilio fiscal.
- e.firma vigente (recomendada) o Contraseña (CIEC) del SAT.
Datos del receptor (tu cliente):
- RFC del receptor.
- Nombre o razón social exactamente como aparece en su Constancia de Situación Fiscal.
- Código postal de su domicilio fiscal.
- Régimen fiscal del receptor.
- Uso del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general” o “Sin efectos fiscales”), que define el propio cliente según para qué usará la factura.
Datos de la operación:
- Descripción del producto o servicio y su clave de producto/servicio del SAT.
- Cantidad, unidad de medida y precio unitario.
- Forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.) y método de pago (pago en una sola exhibición o en parcialidades).
- Impuestos aplicables (IVA, IEPS, retenciones, según corresponda).
Paso a paso
- Reúne tu e.firma o Contraseña. El SAT permite facturar con Contraseña, pero la e.firma es gratuita, se renueva cada 4 años y agiliza otros trámites, así que se recomienda tenerla activa.
- Ingresa al portal de Factura Fácil del SAT. Esta herramienta gratuita del SAT sirve si emites menos de 50 facturas al mes; accede con tu RFC y e.firma o Contraseña.
- Captura los datos del emisor. Confirma que tu régimen fiscal y código postal estén correctos, ya que se muestran automáticamente según tu registro.
- Ingresa los datos del receptor. Solicita a tu cliente su RFC, nombre exacto, código postal, régimen fiscal y uso de CFDI; un solo dato incorrecto puede hacer que la factura sea rechazada o que tu cliente no pueda deducirla.
- Agrega los conceptos. Describe el producto o servicio, selecciona la clave SAT correspondiente, y captura cantidad, precio unitario e impuestos.
- Selecciona forma y método de pago. Indica cómo se realizó o realizará el pago.
- Sella y timbra la factura. Firma con tu e.firma o Contraseña; el sistema genera el XML timbrado y la representación impresa (PDF) del CFDI.
- Entrega la factura a tu cliente. Envía el archivo XML (obligatorio) y el PDF (representación visual) por correo o descarga directa.
Si tu volumen de facturación es alto, necesitas timbrado más rápido o integración con un sistema contable, conviene contratar los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) en lugar de usar la herramienta gratuita del SAT.
Opciones para facturar
| Opción | Ideal para | Costo |
|---|---|---|
| Factura Fácil (portal del SAT) | Menos de 50 facturas mensuales | Gratis |
| Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) | Alto volumen, integración contable, timbrado más rápido | Variable según el PAC; consulta tarifas vigentes |
| App SAT Móvil | Facturación básica desde el celular | Gratis |
Cancelación y complementos de la factura
Emitir la factura correctamente es solo la primera parte del proceso; también debes saber qué hacer después:
- Cancelación de CFDI. Si detectas un error o la operación no se concreta, puedes cancelar la factura desde el portal del SAT, pero el receptor debe aceptar la cancelación si el comprobante ya fue timbrado hace más de cierto plazo o si ya la utilizó fiscalmente. El SAT muestra el estatus “cancelable sin aceptación” o “cancelable con aceptación” según el caso.
- Complemento de pago. Si facturaste “en parcialidades” o “pago en una sola exhibición pero diferido”, debes emitir un CFDI de tipo “Complemento de Pago” cada vez que recibas el dinero correspondiente, dentro de los primeros días naturales del mes siguiente al pago.
- Conservación fiscal. Debes guardar tus archivos XML y su documentación soporte durante el plazo que marca la ley (generalmente 5 años), ya que el SAT puede requerirlos en una revisión o auditoría.
Facturación desde el celular
Si necesitas emitir una factura fuera de la oficina, la app SAT Móvil permite generar CFDI básicos directamente desde tu teléfono, usando tu RFC y Contraseña o e.firma. Es útil para negocios pequeños o profesionistas que facturan pocas veces al mes y no requieren plantillas complejas ni catálogos extensos de productos. Para operaciones más frecuentes o con múltiples conceptos, el portal de escritorio del SAT o un PAC siguen siendo más prácticos.
Errores comunes
- Nombre del receptor mal escrito. Debe coincidir exactamente con el registrado en el SAT (sin abreviaturas ni errores de dedo), o la factura queda inválida para efectos fiscales del receptor.
- Código postal o régimen fiscal incorrectos del receptor. El sistema del SAT valida que coincidan con su Constancia de Situación Fiscal; si no coinciden, rechaza el timbrado.
- Elegir mal el uso de CFDI. Debe corresponder a lo que el cliente indique, ya que un uso incorrecto puede impedirle deducir el gasto.
- Confundir forma de pago con método de pago. Son dos campos distintos y ambos son obligatorios.
- No conservar el archivo XML. El PDF es solo la representación visual; el archivo XML es el comprobante fiscal válido y debe resguardarse.
- Pensar que necesitas pedir la Constancia de Situación Fiscal al cliente. Desde 2026 el SAT aclaró que no es obligatorio solicitarla, aunque sí debes tener correctos los datos que contiene.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el CFDI 4.0? Es la versión vigente del Comprobante Fiscal Digital por Internet que exige el SAT en México para documentar operaciones; en 2026 es la única versión aceptada, sin periodo de transición.
¿Puedo emitir facturas gratis en el SAT? Sí, a través de la herramienta “Factura Fácil” del portal del SAT, ideal si emites menos de 50 facturas al mes.
¿Necesito e.firma para facturar? No es obligatoria, ya que puedes usar tu Contraseña (CIEC), pero la e.firma es gratuita y recomendable porque agiliza este y otros trámites del SAT.
¿Qué pasa si me equivoco en el nombre o RFC del receptor? El SAT puede rechazar el timbrado o, si lo acepta, tu cliente podría no poder deducir el gasto; siempre verifica que los datos coincidan con su Constancia de Situación Fiscal.
¿Necesito pedirle la Constancia de Situación Fiscal a mi cliente para facturarle? No es obligatorio desde el Comunicado 04/2026 del SAT, aunque sí necesitas que te proporcione correctamente el RFC, nombre, código postal y régimen fiscal.
¿Qué es el “uso de CFDI” y quién lo define? Es la clave que indica para qué usará el receptor la factura (por ejemplo, gastos en general); lo define el propio cliente según su situación fiscal.
¿Cuál es la diferencia entre el XML y el PDF de una factura? El XML es el archivo con validez fiscal ante el SAT y debe conservarse; el PDF es solo una representación visual e impresa del mismo comprobante.
¿Cuándo conviene contratar un PAC en lugar de usar el portal gratuito del SAT? Cuando facturas más de 50 comprobantes al mes, necesitas mayor velocidad de timbrado o requieres integrar la facturación con tu sistema contable.
¿Puedo cancelar una factura ya timbrada? Sí, desde el portal del SAT, pero dependiendo del tiempo transcurrido o si el receptor ya la usó fiscalmente, es posible que necesites su aceptación expresa para completar la cancelación.
¿Qué es el complemento de pago y cuándo debo emitirlo? Es un CFDI adicional que documenta cuándo se recibió el pago de una factura emitida en parcialidades o de forma diferida; debe emitirse dentro de los primeros días naturales del mes siguiente al pago recibido.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis facturas? El archivo XML y su documentación soporte deben conservarse por el plazo que marca la legislación fiscal, generalmente 5 años, por si el SAT los solicita en una revisión.